Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của Trường Cao đẳng Kỹ nghệ II

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Văn bản này quy định về công tác văn thư của Trường Cao đẳng Kỹ nghệ II (sau đây gọi tắt là Trường, Nhà trường) gồm: soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư.
2. Quy định áp dụng thống nhất đối với các đơn vị trực thuộc Trường bao gồm: các phòng, khoa, trung tâm trực thuộc Trường Cao đẳng Kỹ nghệ II (sau đây gọi tắt là các đơn vị trực thuộc).

Điều 2. Giải thích từ ngữ

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của Nhà trường và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định.
2. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của Nhà trường.
3. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định.
4. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do Nhà trường ban hành.
5. “Văn đến” là tất cả các loại văn bản do Nhà trường nhận được từ cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến. 
6. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương quá trình soạn thảo một văn bản của Nhà trường.
7. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực  tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
8. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
9. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
10. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
11. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 
12. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản của Trường trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống).
13. “Văn thư” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của Nhà trường.

Điều 3. Nguyên tắc, yêu cầu quản lý công tác văn thư

1. Nguyên tắc:

Công tác văn thư của nhà trường được thực hiện thống nhất theo Quy định này.

2. Yêu cầu:

a) Văn bản của Nhà trường phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo Quy định này.

b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Nhà trường phải được quản lý tập trung tại Bộ phận một cửa để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.

c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý.

đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của Nhà trường có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ của

Trường. 

e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật.

g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP và các quy định của pháp luật có liên quan.

Điều 4. Giá trị pháp lý của văn bản điện tử

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của Trường theo quy định của pháp luật có giá trị như bản gốc văn bản giấy.
2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

Điều 5. Trách nhiệm đối với công tác văn thư

1. Trách nhiệm của Hiệu trưởng

a) Chỉ đạo việc tổ chức xây dựng, ban hành và thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư tại Trường theo quy định của pháp luật. 

b) Chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư.

c) Chỉ đạo kiểm tra việc thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư đối với các đơn vị.

2. Trách nhiệm của Trưởng đơn vị 

a) Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị giúp Hiệu trưởng trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư; tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư.

b) Trưởng các đơn vị trực thuộc Trường có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị. 

c) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời văn bản nhận từ Văn thư của Trường.

d) Thực hiện quy trình quản lý văn bản theo quy định. 

e) Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị. 

f) Kiểm tra, theo dõi và xử lý hằng ngày văn bản do Văn thư của Trường gửi đến.

g) Thực hiện nghiêm túc công tác văn thư theo Quy định này và các quy định của pháp luật.

3. Văn thư của Trường có nhiệm vụ

a) Tiếp nhận, cập nhật đầy đủ, kịp thời các văn bản đến của Trường; đăng ký văn bản đến.

b) Trình Trưởng Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị xử lý văn bản đến để trình Ban Giám hiệu Trường phê duyệt giải quyết.

c) Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến.

d) Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành.

đ) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

e) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản; quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu, quản lý văn bản lưu của Trường.

g) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường; các loại con dấu khác theo quy định.

h) Thực hiện nghiêm túc công tác văn thư theo Quy định này và các quy định của pháp luật.

Điều 6. Yêu cầu đối với soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản của Trường, các đơn vị trực thuộc Trường phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Nghị định 30/2020.

Điều 7. Các loại văn bản hành chính

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy uỷ quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

Văn bản chuyên ngành là các loại văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ do Bộ lao động – Thương binh và Xã hội quy định.

Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức, các đơn vị thuộc Trường hoặc cá nhân.

Điều 8. Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định.
2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính

a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ.

b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản.

c) Số, ký hiệu của văn bản.

d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản.

đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

e) Nội dung văn bản.

g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức.

i) Nơi nhận.

Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác.

a) Phụ lục.

b) Dấu chỉ mức độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành.

c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành.

d) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax.

Kỹ thuật trình bày văn bản quy định tại Quy định này bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày khác được áp dụng đối với văn bản soạn thảo trên máy vi tính và in ra giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác hoặc văn bản được làm trên giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.

Thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện như sau:

a) Ký hiệu văn bản hành chính và tên viết tắt của các đơn vị thuộc và trực thuộc Trường được quy định tại Phụ lục I của Quy định này.

b) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của Trường được thực hiện theo quy định từ Phụ lục II đến Phụ lục III của Quy định này.

c) Văn bản hành chính của Trường ban hành được sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

Điều 9. Soạn thảo văn bản

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mục đích, nội dung của văn bản cần soạn thảo, Ban Giám hiệu giao cho đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản.
2. Đơn vị hoặc cá nhân được giao chủ trì soạn thảo văn bản thực hiện các công việc: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày.
3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, người có thẩm quyền cho ý kiến vào bản thảo văn bản, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản.
4. Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước người đứng đầu đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

Điều 10. Duyệt bản thảo văn bản

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt.
2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định.

Điều 11. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1. Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về nội dung văn bản.
2. Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

Điều 12. Ký ban hành văn bản                                

1. Hiệu trưởng có thẩm quyền ký tất cả văn bản do Trường ban hành; có thể giao Phó Hiệu trưởng ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của Hiệu trưởng.
2. Đối với các hội đồng làm việc theo chế độ tập thể: Chủ tịch thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của hội đồng. Phó Chủ tịch của hội đồng được thay mặt tập thể, ký thay Chủ tịch những văn bản theo ủy quyền của Chủ tịch và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách.
3. Trong trường hợp đặc biệt, Hiệu trưởng có thể ủy quyền cho Trưởng đơn vị trực thuộc ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của Nhà trường.
4. Hiệu trưởng có thể giao Trưởng đơn vị trực thuộc ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Các loại văn bản được ký thừa lệnh gồm:

a) Giấy giới thiệu, giấy công tác, giấy xác nhận cán bộ, giảng viên, nhân viên, bản sao các văn bản hành chính do Nhà trường phát hành, văn bản hành chính do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến: Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính ký thừa lệnh.

b) Bảng điểm, giấy xác nhận sinh viên, công văn xác nhận thời gian đào tạo, công văn xác minh văn bằng, chứng chỉ: Trưởng Phòng Đào tạo ký thừa lệnh.

c) Các loại văn bản khác được giao cụ thể bằng văn bản ký thừa lệnh.

5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do Nhà trường ban hành.

6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai.

7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số.

8. Văn bản trình ký phải rõ ràng, chính xác và phải được Trưởng đơn vị kiểm tra về nội dung, hình thức và đồng thời phải có chữ ký nháy của Trưởng đơn vị trình ký đối với văn bản giấy.

Điều 13. Trình tự quản lý văn bản đi

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu tròn, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số (đối với văn bản điện tử).
4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.

Điều 14. Cấp số, thời gian ban hành văn bản

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của Nhà trường trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm). Số và ký hiệu văn bản của Nhà trường là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng.
3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

Điều 15. Đăng ký văn bản đi

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi.
2. Đăng ký văn bản.

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản bằng sổ.

Văn thư của Trường đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống.

Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý.

3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 16. Nhân bản, đóng dấu, ký số và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn

1. Nhân bản, đóng dấu của Trường và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy.

a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. Đối với các đơn vị trực thuộc Trường, văn bản được nhận là bản chụp của bản chính văn bản.

b) Việc đóng dấu tròn và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy định này.

      2. Ký số của Trường đối với văn bản điện tử

Ký số của Trường được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy định này.

Điều 17. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư của Trường và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản.
2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận.
3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn.
4. Thu hồi văn bản

a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận.

b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết.

      5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký số của người có thẩm quyền: Văn thư thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, tổ chức để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản.

      6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Điều 18. Lưu văn bản đi

1. Lưu văn bản giấy

a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư của Trường và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc.

      2. Lưu văn bản điện tử.

a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của Trường.

b) Trong trường hợp cần thiết, Văn thư tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 17 Quy định này để lưu.

Điều 19. Trình tự quản lý văn bản đến

1. Tiếp nhận văn bản đến.
2. Đăng ký văn bản đến.
3. Trình, chuyển giao văn bản đến.
4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

Điều 20. Tiếp nhận văn bản đến

1. Đối với văn bản giấy

a) Văn thư kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

b) Tất cả văn bản giấy đến (bao gồm cả văn bản có dấu chỉ độ mật) gửi Trường và các đơn vị trực thuộc thuộc diện đăng ký tại Văn thư của Trường phải được bóc bì, đóng dấu “CÔNG VĂN ĐẾN”. Đối với văn bản gửi đích danh cá nhân hoặc tổ chức đoàn thể trong Trường thì Văn thư chuyển cho nơi nhận (không bóc bì). Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Nhà trường thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư của Trường để đăng ký.

     2. Đối với văn bản điện tử

a) Văn thư phải kiểm tra tính xác thực và toàn vẹn của văn bản điện tử và thực hiện tiếp nhận trên Hệ thống.

b) Trường hợp văn bản điện tử không đáp ứng các quy định tại điểm a khoản này hoặc gửi sai nơi nhận thì phải trả lại cho cơ quan, tổ chức gửi văn bản trên Hệ thống. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường thì Văn thư báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản.

Điều 21. Đăng ký văn bản đến

1. Việc đăng ký văn bản đến phải bảo đảm đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến hoặc theo thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư của Trường thì đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết, trừ những loại văn bản đến được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật.
2. Số đến của văn bản được lấy liên tiếp theo thứ tự và trình tự thời gian tiếp nhận văn bản trong năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử.
3. Đăng ký văn bản

Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống.

a) Đăng ký văn bản đến bằng sổ

Văn thư đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đến. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định tại Phụ lục IV Nghị định 30/2020/NĐ-CP.

b) Đăng ký văn bản đến bằng Hệ thống

Văn thư tiếp nhận văn bản và đăng ký vào Hệ thống. Trường hợp cần thiết, Văn thư thực hiện số hóa văn bản đến theo quy định tại Phụ lục II Quy định này. Văn thư cập nhật vào Hệ thống các trường thông tin đầu vào của dữ liệu quản lý văn bản đến theo quy định tại Phụ lục VI Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Văn bản đến được đăng ký vào Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đến, ký nhận và đóng sổ để quản lý.

4. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 22. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Văn bản phải được Văn thư của Trường trình trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo đến Phụ trách Bộ phận một cửa để trình Hiệu trưởng chỉ đạo giải quyết và chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý. Trường hợp đã xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân được giao xử lý, Văn thư của Trường chuyển văn bản đến đơn vị, cá nhân xử lý. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản.
2. Căn cứ nội dung của văn bản đến; quy chế tổ chức và hoạt động của Trường; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho đơn vị, cá nhân, Hiệu trưởng chỉ đạo giải quyết. Đối với văn bản liên quan đến nhiều đơn vị hoặc cá nhân thì xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, phối hợp và thời hạn giải quyết.
3. Trình, chuyển giao văn bản giấy: Văn bản đến được chuyển thành bản chụp để trình và chuyển giao đến các đơn vị thực hiện thông qua hệ thống hoặc thư điện tử của Trường.
4. Trình, chuyển giao văn bản điện tử trên Hệ thống: Văn thư trình văn bản điện tử đến Phụ trách Bộ phận một cửa để trình giải quyết trên Hệ thống.

Điều 23. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Hiệu trưởng có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến và giao người có trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
2. Khi nhận được văn bản đến, đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn quy định. Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được giải quyết ngay.

Điều 24. Các hình thức bản sao

1. Sao y gồm: Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy, sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

a) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc chụp từ bản gốc hoặc bản chính văn bản giấy sang giấy.

b) Sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy được thực hiện bằng việc in từ bản gốc văn bản điện tử ra giấy.

c) Sao y từ văn bản giấy sang văn bản điện tử được thực hiện bằng việc số hóa văn bản giấy và ký số của Trường.

     2. Sao lục

a) Sao lục gồm: Sao lục từ văn bản giấy sang văn bản giấy, sao lục từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, sao lục từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Sao lục được thực hiện bằng việc in, chụp từ bản sao y.

     3. Trích sao

a) Trích sao gồm: Trích sao từ văn bản giấy sang văn bản giấy, trích sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản điện tử, trích sao từ văn bản điện tử sang văn bản giấy.

b) Bản trích sao được thực hiện bằng việc tạo lập lại đầy đủ thể thức, phần nội dung văn bản cần trích sao.

     4. Thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao y, sao lục, trích sao được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy định này.

Điều 25. Giá trị pháp lý của bản sao

Bản sao y, bản sao lục và bản trích sao được thực hiện theo đúng Quy định này có giá trị pháp lý như bản chính.

Điều 26. Thẩm quyền sao văn bản

1. Trưởng Phòng Tổ chức Hành chính sao văn bản hành chính do Nhà trường ban hành, văn bản hành chính do các cơ quan, tổ chức khác gửi đến.
2. Việc sao, chụp tài liệu, vật chứa bí mật Nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước.

Điều 27. Quản lý con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Văn thư của Trường được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường theo quy định, trừ các trường hợp đặc biệt do Hiệu trưởng quy định riêng bằng văn bản.
2. Văn thư của Trường có trách nhiệm:

a) Bảo quản an toàn, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường tại văn phòng.

b) Chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường cho người khác khi được phép bằng văn bản của Hiệu trưởng. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường phải được lập biên bản.

c) Phải trực tiếp đóng dấu, ký số vào văn bản do Nhà trường ban hành và bản sao văn bản.

d) Chỉ được đóng dấu, ký số của Nhà trường vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền và bản sao văn bản do Nhà trường trực tiếp thực hiện.

      3. Cá nhân có trách nhiệm tự bảo quản an toàn thiết bị lưu khóa bí mật và khóa bí mật.

Điều 28. Sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật

1. Sử dụng con dấu

a) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.

b) Khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.

c) Các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: Dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.

d) Việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do HIệu trưởng quy định.

đ) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.

e) Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo quản bản lưu ở văn thư Trường (hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận,…) thì Văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

     2. Sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Thiết bị lưu khóa bí mật của Nhà trường được sử dụng để ký số các văn bản

điện tử do Nhà trường ban hành và bản sao từ văn bản giấy sang văn bản điện tử.

Điều 29. Hiệu lực thi hành

Quy định này có hiệu lực kể từ ngày ký Quyết định ban hành.

Điều 30. Tổ chức thực hiện

1. Mọi hoạt động trong công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản và quản lý con dấu của các đơn vị thuộc Trường phải được thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và Quy định này.
2. Các đơn vị trực thuộc và toàn thể viên chức, người lao động Trường có trách nhiệm thực hiện nghiêm túc Quy định này và các quy định hiện hành của Nhà nước có liên quan.
3. Trong quá trình thực hiện nếu cần sửa đổi, bổ sung quy định cho phù hợp với tình hình thực tế, các đơn vị, cá nhân gửi góp ý về Trường (thông qua Phòng Tổ chức – Hành chính – Quản trị) để tổng hợp, trình Hiệu trưởng xem xét./.